Le digital continue son développement. L’Etat français avance également dans ce sens avec l’obligation d’utilisation de la facture électronique à horizon 2023. Cette nouvelle disposition légale entrainera une normalisation des échanges entre sociétés. Les acteurs privés échangeront-ils des factures standardisées ? Les OCR vont-ils résistés à ce changement de réglementation ?

Factures électroniques

1. Définition

Le Code Général des Impôts apporte une définition des factures électroniques (art 289 – VI) : « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine. »

Une facture électronique est donc créée depuis un logiciel, envoyée, reçue et archivée sous format électronique. Au contraire, une facture « numérique » s’édite sous format papier puis se scanne.

2. Le planning légal 

• Clients publics

La loi Macron du 6 Août 2015 prévoit la généralisation progressive des envois de factures sous format électronique pour toutes les entreprises à destination de leurs clients publics.

Ainsi, depuis le 1er Janvier 2019, toutes les petites et moyennes entreprises sont concernées. Il s’agit de celles qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 50 M€ (ou total bilan < 43M€) et dont l’effectif est inférieur à 250 salariés.

Au 1er Janvier 2020, l’obligation est généralisée à toutes les entreprises quel que soit leur taille.

• Clients assujettis à la TVA

Le projet de loi de finance pour 2020 doit rendre les échanges de factures sous format électronique obligatoire entre toutes les entreprises à partir du 1er Janvier 2023.

Le Gouvernement prévoit la remise d’un rapport au Parlement pour Septembre 2020 sur les modalités de mises en œuvre : délais, solutions techniques et opérationnelles du procédé. Les données figurant les factures seront transmises à l’administration au moment des déclarations de TVA. 

Ce changement de législation apporte de nouvelles obligations. Les entreprises devront s’équiper de logiciels permettant les échanges de factures électroniques.

Les promesses des nouveaux logiciels

Chaque éditeur de logiciel travaille à une innovation lui permettant de se positionner avec un avantage technologique tangible. Puis son avancée technologique est reprise par ses concurrents. Un autre éditeur développe alors une nouvelle innovation lui permettant de se démarquer… et ainsi de suite. Ce fût le cas avec l’apparition des OCR (Optical Character Recognition). Les commerciaux des éditeurs promettent toujours des gains de productivité. 

1. Les OCR

OCR signifie « logiciel de reconnaissance de caractères ». L’application lie une image ou un document, stocke les informations dans une base de données qui se présentent ensuite à l’utilisateur. 

La promesse d’un gain de productivité est énorme !

La présentation des factures reçues par une entreprise est très personnelle et propre à chaque fournisseur. L’OCR permet de standardiser les données provenant des factures fournisseurs. L’OCR évite d’avoir :

• un comptable qui lie la facture pour en comprendre toutes les informations : nom du fournisseur, nature de la dépense, date, montant HT, TVA… ;
• à saisir les données dans un logiciel comptable ;
• à classer et stocker toutes les factures au format papier.

Avec les OCR, fini la tâche de saisie comptable : tout devient automatique !

2. L’IA : Intelligence artificielle

A la promesse des OCR, l’IA est le terme qui permet au commercial de conclure la vente du logiciel pour lequel il travaille. L’IA est un logiciel qui va analyser les redondances de choix réalisés par un opérateur. La tâche répétitive est identifiée. Puis l’IA réalise la tâche à la place de l’opérateur.

Par exemple, lorsque le type de dépenses « téléphone » sera matché plus de x fois avec le fournisseur « orange », l’IA proposera le classement de la dépense en « téléphone » à la lecture par l’OCR du libellé « orange ».

3. Le Webscraping de factures

Certains éditeurs ont mis en place du webscraping de factures fournisseur. Le client saisit son login / mot de passe d’accès au portail de son fournisseur et le logiciel va chercher les justificatifs. Ces derniers sont ensuite traités par les OCR et l’IA.

Les limites des OCR – IA

1. Temps de paramétrage

La mise en place d’un OCR n’est pas une chose aisée. Ce constat se réalise lors des formations aux nouveaux logiciels après avoir signé le contrat, engageant le cabinet d’expertise comptable sur une durée minimum d’utilisation !

Un long travail de paramétrage est nécessaire : plan comptable, taux de TVA. Il faut saisir les informations manquantes non lues par l’OCR.

De façon générale, il faut 2 ans après la formation pour utiliser pleinement les fonctionnalités d’un logiciel. Le coût caché pour les experts-comptables est très important et se quantifie en perte de temps.

Le problème de la collecte des factures reste le même. Certains cabinets mettent à disposition de leur client des scanner pour envoyer les factures numériques directement sur une plateforme. Les moyens changent, mais l’exhaustivité des envois n’est toujours pas assurée.

De plus, l’IA permet de construire des liens entre « nom du fournisseur » et « type de dépenses ». Mais l’IA a besoin de collecter suffisamment d’informations dans les bases de données pour être efficace, sans éliminer totalement le risque d’erreur de qualification à 0.

2. Qualité des images de factures

Les scans de factures sont de qualités divergentes et dépendent du matériel de scanner utilisé. Est-ce le collaborateur qui scanne la facture ou le client ?

Certains clients n’acceptent pas ces changements : « je fais votre travail ! ». Un travail de récupération des fichiers est nécessaire ; les renommer…

Les promesses de gain de temps sont non seulement non tenues mais in fine le temps de scan augmente le temps de saisie.

3. Le Webscraping de factures

La RGPD est venue bousculer la promesse du webscraping de facture. Les sociétés ont mis en place des changements récurrents de mots de passe ou des process de validation par SMS pour plus de sécurité.

Les banques ont été les premières à devoir avancer dans ce sens, notamment avec la nouvelle obligation Européenne DSP2. Pour continuer le webscraping, il faut mettre à jour les informations d’accès ; encore des pertes de temps, des demandes de mises à jour faites aux clients.

La facture électronique pour tous : une petite révolution

L’arrivée de la facture électronique pour tous, les informations seront envoyées en EDI. Les processus ne sont pas encore définis. L’ensemble des informations devant figurer sur une facture sera envoyée au fournisseur et à l’administration.

Pour que les échanges puissent être fluides, l’Etat devra définir les modalités techniques et opérationnelles. Une standardisation est-elle possible ?

Le législateur l’a déjà fait avec le FEC (Fichier des Ecritures Comptables). L’arrêté du 29 Juillet 2013 a défini de façon claire un standard de 22 champs que doit comporter une base de données d’écritures comptables.

Par conséquent, lorsque l’Etat aura défini les caractéristiques attendues, les factures deviendront des fichiers comportant les données de factures. Les fichiers seront standards. 

Les conséquences perceptibles sont :

• Exit le comptable qui lie la facture pour en comprendre toutes les données : nom du fournisseur, date, montant HT, TVA…
• Terminé ! la saisie des données dans un logiciel comptable
• Fini ! le classement et stockage toutes les factures au format papier

Les promesses des OCR et IA sont les mêmes. La mise en place de la facture électronique est prévue à partir de 2023. Lorsque l’on analyse les temps de formation, de paramétrage des nouveaux logiciels, l’adaptation des hommes à une nouvelle façon de travailler, n’est-il pas urgent d’attendre 2023 ?

La facture électronique est également appelée « facturx ». Concrètement qu’est-ce qui différencie la facture classique d’une véritable factur-x?

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

Le fichier xml est un fichier de données structurées permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés. En effet, le fichier xml présente les données des factures électroniques comme suit :

Cinq normes de factur-x existent, parmis lesquelles :

• Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
• Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
• Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

En 2023-2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés. Elle est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro.

Les termes anglosaxons sont adoptés :

• e-invoicing : facturation électronique obligatoire entre entreprises;
• e-reporting : obligation de transmission des données de facturation et de paiement pour les transactions avec des personnes physiques.

Dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme après « jedeclare » et « jesignexpert » : « jefacture.com ».

Cette plateforme permet la mise en conformité des entreprises et surtout des TPE.

La Direction Générale des finances publiques titre son dernier rapport sur le sujet : « La TVA à l’ère du digital en France. »

http://fnfe-mpe.org/

Résumé :

Les développeurs de logiciel utilisent largement la méthode « Agile ». Ce terme met en évidence la capacité de la méthode, son agilité à s’adapter aux évènements identifiés dans la conduite des travaux des équipes.

Au cours de mission d’évaluation, l’expert-comptable qui utilise cette méthode gagne en efficacité et donc en rentabilité. La définition des bons « sprints », les « Stand Up Meeting », la « rétrospective » sont les étapes de la méthode qui augmentent l’efficacité des travaux.

Rappel de la méthode

Aussi appelé « Scrum », la méthode « Agile » est un cadre de travail, basé sur la théorie de processus : ensemble de tâches à réaliser par différentes personnes dans le but d’obtenir un livrable facturable. Les principes suivants doivent être religion :

• La transparence : partager le même langage, communiquer entre les membres de l’équipe.
• L’inspection : permet de mesurer les écarts, anomalies rencontrées détectant une éventuelle dérive du planning.
• L’adaptation : en cas de dérive du projet de son objectif initial, une adaptation du processus s’opére suffisamment tôt pour éviter de rendre la mission déficitaire.

L’approche Agile cherche à optimiser le processus dans sa globalité en fixant des étapes intermédiaires d’analyse et d’adaptation.

L’équipe Agile

L’équipe se compose d’un management intermédiaire. Chacun connait sa position, son rôle, l’organigramme. 3 niveaux d’intervenants sont nécessaires :

• L’associé du cabinet : responsable pour valoriser le projet et optimiser le travail de son équipe. La transparence, la capacité à exprimer clairement les objectifs, à répartir les tâches en collaboration avec le manager, optimiser la valeur « travail », sont autant de qualités à exercer.
• Le Manager (ou Scrum master) : Il maximise la valeur créée par l’équipe, s’assure que les travaux sont compris et mis en œuvre dans les délais impartis. Comme tout leader, le manager est au service de l’équipe : aide les membres, élimine les obstacles, échange avec les autres managers pour améliorer l’efficacité des travaux.
• Une équipe de professionnels.

Les évènements Agile pour les missions d’évaluation

Le backlog

Le backlog est une liste des fonctionnalités, qualités jugées nécessaires pour la réalisation satisfaisante d’un projet. La liste est donnée à un instant donné ; elle se met à jour en fonction de l’avancement du projet ou des nouveaux besoins identifiés en termes de fonctionnalités.

Pour une mission d’évaluation, le backlog est relativement standard et assimilable au projet fini : le rapport d’évaluation livré au client. Celui-ci contient le détail des travaux, l’explication de la méthode de travail et le résultat de l’évaluation.

Le Sprint

Le sprint est une période de production au bout de laquelle la version livrable du produit semi-fini se termine. L’échéance du sprint ne doit pas être trop éloignée sous peine de risque de dérapage du budget fixé.

De façon traditionnelle, lorsqu’une mission d’évaluation se réalise, les informations se communiquent à l’équipe. Le délivrable est le rapport d’évaluation.

Schématiquement :

Avec Agile, le backlog étant composé d’un ensemble de fonctionnalités, il se découpe en sprint. Chaque sprint se clôture avec une version livrable ayant les qualités développées.

En cabinet d’expertise comptable, le backlog se« découpe » en plusieurs sprint de façon à mesurer l’avancement du projet. Chaque sprint se clôture également par une version livrable dont la qualité n’est pas forcément perceptible chez le client final. Le sprint sert à rythmer les travaux. En revanche, chaque sprint se décrit.

Par exemple, en évaluation, 3 sprints appaissent:

• Sprint « données exploitables » : les retraitements des données comptables sont nécessaires dans le but de comparer des données normalisées. Par exemple : la rémunération des dirigeants, le fait de détenir les murs dans la structure, des commissions déduites du chiffre d’affaires ou enregistrées en frais généraux… ces différences de traitement s’analysent et se retraitent dans le but d’obtenir des données normalisées.
• Sprint « Evaluation » : l’équipe travaille sur les différentes méthodes d’évaluation proposées : patrimoniale, rentabilité, comparable. Un logiciel spécifique est souvent utilisé. En général, les résultats se compilent dans un tableur.
• Sprint « rapport final » : la rédaction du rapport final

La mêlée quotidienne : Stand Up Meeting

L’équipe se rencontre à intervalles réguliers dans le but de faire part de l’avancement des travaux et fixer les tâches de la journée à réaliser. Cette réunion, aussi appelée « Stand Up Meeting » ne doit pas durer plus de 15 minutes. Chaque membre explique les tâches réalisées, mesure le chemin parcouru : inspection de l’avancement des travaux, difficultés rencontrées.

La transparence des échanges, l’inspection, le recul sur le travail réalisé permet d’adapter le sprint.

La planification des Stand Up Meeting et leurs fréquences dépend de la taille de la mission. Les Stand Up Meeting sont quotidien pour une mission courte par exemple de 3-4 jours.

Rétrospectives

Chaque sprint se termine par une rétrospective.

Pour une mission d’évaluation, ce moment où toute l’équipe se réunit dans le but de partager les expériences se fait une fois la mission terminée. En revanche, c’est une étape à ne pas oublier. Il s’agit de proposer des améliorations pour la prochaine mission. L’agilité et l’adaptation sont les qualités développées à ce moment-là.

Conclusion

La méthode Agile s’adapte aux missions d’évaluation de l’expert-comptable.

Les sprints sont des points d’étapes qui rythme le travail des équipes. Ce découpage permet aux intervenants de rester efficaces sans tomber dans un travail chronophage et lourd pour les esprits.

Aujourd’hui les experts-comptables sont confrontés à des évolutions logicielles continues avec des coûts associés toujours plus élevés. Ces évolutions annoncent une automatisation des travaux comptables et par conséquent une baisse possible du chiffre d’affaires des cabinets. Le contrôle de la rentabilité devient primordial.

Pour la gestion de leurs projets, certains éditeurs de logiciels utilisent la méthode agile, aussi appelée « scrum ». Le but est de contrôler la rentabilité finale du projet. Cette méthode permet de revisiter le processus de travail en cabinet pour adopter une gestion par projet : la méthode agile pour experts-comptables.

La méthode

La méthode Scrum s’appelle également « Agile ». Ce terme met en évidence la capacité de la méthode, son agilité à s’adapter aux évènements identifiés dans la conduite des missions.

Scrum est un canevas pour le suivi, la conduite et la gestion de projets en entreprise. Déployée autour des années 1990 dans l’industrie, les développeurs informatique ont adoptée cette méthode.

La méthode se base sur la théorie de processus : ensemble de tâches à réaliser par l’équipe dans le but d’obtenir un livrable facturable. L’approche Scrum cherche à optimiser le processus dans sa globalité en fixant des étapes intermédiaires d’analyse et d’adaptation.

Selon les créateurs de la méthode (M. Shutherland & Schwaber), la théorie Agile repose sur 3 piliers :

La transparence

L’équipe partage le même langage, la même vision, via une bonne communication.

L’inspection

Les écarts sont mesurés, les anomalies rencontrées mises en avant pour prévenir une dérive du processus.

L’adaptation

Si le projet dérive trop de son objectif initial, une adaptation du processus est opérée suffisamment tôt.

L’équipe AGILE

Un propriétaire du projet (Product Owner) : l’expert-comptable associé

Il est le responsable pour valoriser le projet et optimiser le travail de son équipe. Il est capable d’exprimer clairement les objectifs, de répartir les tâches en collaboration avec le manager, d’optimiser la valeur du travail.

L’équipe de développement

Les membres de l’équipe sont des professionnels. Les caractéristiques suivantes sont nécessaires :

• Organigramme clairement défini ;
• Pluridisciplinarité des membres en termes d’expérience ;
• Equipe autonome.

Un Scrum master

Il est le manager de l’équipe ; il s’assure que les travaux sont compris, mis en œuvre dans le respect du cahier des charges, maximise la valeur créée.

Comme tout leader, le manager est au service de l’équipe : il aide les membres, élimine les obstacles, échange avec les autres managers pour améliorer l’efficacité de la production.

La méthode AGILE nécessite une organisation des équipes avec un management intermédiaire entre l’expert-comptable et les collaborateurs.

Les évènements SCRUM

Le « backlog »

Le backlog est une liste des fonctionnalités, qualités jugées nécessaires pour la réalisation satisfaisante d’un projet. Cette liste se met à jour en fonction de l’avancement du projet ou des nouveaux besoins identifiés en termes de fonctionnalités.

Par exemple, dans les cabinets d’expertise comptable, le backlog correspond à la liste des tâches à réaliser afin de pouvoir livrer la plaquette des comptes annuels. Un budget de mission s’établit sur cette base avec des temps alloués à chaque tâche.

Le Sprint

Le sprint est une période de production au terme de laquelle l’équipe finalise une version livrable du produit. L’échéance du sprint fixée reste proche. En effet, une échéance non maîtrisée augmente le risque de dérapage du budget fixé. L’objectif du sprint est clairement défini, mesurable.

Par exemple, la mission d’établissement des comptes annuels correspond à plusieurs Sprints dont les durées varient en fonction de la taille du client. 3 sprints ressortent dans cette méthode agile pour experts-comptables :

• Sprint saisie : l’objectif est d’obtenir est une comptabilité prête pour la révision : rapprochements bancaires faits, lettrage des comptes clients et fournisseurs terminés… Le livrable est une comptabilité « propre », prête à être révisée.
• Sprint projet de bilan : travaux de révision ; saisies des opérations diverses… Le livrable est un projet de comptes annuels
• Sprint plaquette : finalisation des comptes annuels, liasse fiscale, envoi aux impôts. Le livrable est les comptes annuels en version définitive.

Un sprint peut être annulé lorsque l’objectif fixé ne peut être atteint. => Le contexte a changé, les conditions ont évolué.

C’est notamment le cas, dans une société où le dirigeant a entrepris de livrer le sprint « saisie » et que le Scrum Master constate que le livrable sur lequel l’équipe doit s’appuyer pour le Sprint « projet de bilan » n’est pas exploitable.

Une mise au point est nécessaire avec le client ; un sprint « saisie » se met en œuvre avec une mission complémentaire associée.

La mêlée quotidienne : Stand Up Meeting

L’équipe se rencontre tous les jours dans le but de faire part de l’avancement des travaux et fixer les tâches de la journée à réaliser. Cette réunion, aussi appelée « Stand Up Meeting » ne doit pas durer plus de 15 minutes. Chaque membre explique les tâches réalisées, mesure le chemin parcouru : inspection de l’avancement des travaux. l’équipe expose les difficultés rencontrées.

Cette étape réalisée en transparence permet l’inspection, le recul sur le travail réalisé.

En cabinet d’expertise comptable, le Stant Up Meeting  se pratique souvent : l’équipe échange sur les travaux réalisés et mesure les étapes à finaliser pour terminer le sprint.

En revanche, pour des missions ponctuelles non standards (prévisionnels, évaluation…), le Stand Up Meeting est un outil à conserver pour adapter les travaux de l’équipe.

Rétrospective

Toute l’équipe se réunit dans le but de partager les expériences et proposer des améliorations. Le manager pilote la réunion :

• Inspection des Sprints
• Noter les succès
• Retient les difficultés rencontrées et proposer des améliorations
• Consigne les pratiques les plus efficaces

La rétrospective développe l’agilité : adaptation des méthodes de travail au contexte. L’équipe gagne en expérience grâce à l’inspection et la transparence des échanges.

Les améliorations des méthodes de travail se mettent en œuvre.

En cabinet d’expertise comptable, au-delà des réunions de fin de Sprint, une réunion rétrospective peut être menée en plus en fin de période fiscale. L’objectif est d’améliorer les conditions de travail des équipes et vérifier les équipements matériels et logiciels.

Conclusion

La méthode agile pour experts-comptables nécessite un déploiement auprès des équipes : description de la méthode, définition des rôles, termes et étapes. Pour les productions standards, comme l’établissement des comptes annuels, des sprint standards sont définis.

Les missions des experts-comptables étant de moins en moins rentables, la méthode agile, permet de redéfinir une méthode de travail adaptée aux nouveaux enjeux: volatilité des objectifs des clients, changement de contexte, d’objectifs. L’agilité, la transparence, l’inspection sont des qualités que toute l’équipe, des collaborateurs à l’expert-comptable, doivent avoir pour adapter les travaux à l’objectif du client.