COMMENT SE CONFORMER AUX OBLIGATIONS LÉGALES EN UN CLIC?.

Les experts comptables sont confrontés à deux nouveaux standards:

• la facture électronique ou facture X
• la PAF (piste d’audit fiable) – qui revient sur le devant de la scene.

Il faut dire que ces standards sont apparus pour renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA, favoriser un pilotage des actions gouvernementales (en matière de contrôle et de politique économique et fiscale), et faciliter à moyen ou long terme les déclarations de TVA.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

La facture électronique est définie au VI de l’article 289 du CGI : « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit ». Par conséquent, les factures électroniques ne sont jamais éditées ; elles se préparent sur support informatique et se transmettent de façon digitale.

Parmi les factures électroniques on aura donc crescendo:

• la facture électronique simple (un pdf),  ou signée: un fichier pdf inaltérable, non modifiable grâce à la signature électronique.
• La facture X ou factur-x : est un fichier à la norme Pdf/A qui contient dans son enveloppe un fichier Xml comprenant les données de la facture. C’est un format hybride de facture électronique, qui contient un Pdf lisible et un fichier de données structurée, donc exploitable pour un logiciel d’automatisation des traitements. On distinguera donc la facture X simple et la facture X scellée (grâce à un système de signature électronique)
• l’ EDI (échange de données informatisées). Avant tout envoi de documents, les partenaires commerciaux doivent s’accorder au préalable sur le format (norme et version) qu’ils souhaitent utiliser. Cette solution convient parfaitement pour l’échange de factures entre partenaires commerciaux déjà équipés en EDI

LA PISTE D’AUDIT FIABLE (PAF)

La PAF est obligatoire depuis 2013. Cette Réglementation émise en même temps que le FEC passe parfois inaperçue pourtant elle revêt une grande importance pour la profession.

Instaurée pour lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, la piste d’audit fiable devient un objet de contrôle systématique de la part de la DGFIP.

A première vue, pour s’y conformer, les entreprises qui émettent et reçoivent des factures doivent donc sécuriser, via des contrôles internes “documentés” et “permanents”, l’ensemble de leur flux de facturation et en assurer une parfaite traçabilité. Il faut donc concrètement documenter l’entièreté des flux des facturations tant pour les factures émises que pour les factures reçues  (bon de commande, devis, facturation, cartographier les flux et les systèmes de contrôles … )

Cette mission peut s’avérer être un challenge tant pour l’entrepreneur que pour l’expert comptable auquel il peut se référer. C’est un mission chronophage et peu valorisable.

Et si on ne répond pas à la PAF? 

• Une PAF défaillante entraîne une sanction financière, notamment, le rejet de la déduction de la TVA liée aux factures d’achat.
• L’absence de PAF implique le rejet de la TVA déductible sur 3 ans et la remise en cause des exonérations de TVA non collectée à l’émission.
• Lorsque l’origine de la facture ne peut être prouvée, la sanction va jusqu’au rejet pur et simple de la comptabilité. Aucune contestation n’est possible. L’application de la sanction est de droit.

La mise en place d’une piste d’audit fiable est loin d’être facultative et n’est pas à prendre à la légère.

La piste d’Audit fiable s’applique à tous les formats de factures susceptibles de présenter un risque. C’est le cas pour tous les documents au format papier, PDF et PDF simple. Cela concerne aussi les factures signées, mais ne faisant pas apparaître les garanties d’une signature RGS (référentiel général de sécurité)

Le RÉFÉRENTIEL GÉNÉRAL DE SÉCURITÉ (RGS)

Le référentiel général de sécurité (RGS) est le cadre réglementaire permettant d’instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens.

Le RGS fixe des règles permettant de contribuer à la sécurité optimale des informations échangées par voie électronique. Ces fonctions sont par exemple la signature électronique, l’authentification en ligne, l’horodatage ou encore la confidentialité.

Ces règles dépendent du niveau de sécurité exigé, identifié par une, deux ou trois étoiles (*).

• Certificat RGS* : niveau élémentaire de protection. Il permet une authentification forte de son porteur, la signature de documents ou mails, l’envoi de courriers dématérialisés, l’horodatage et l’accès à certains portails (SyLAE, SNE)
• Certificat RGS** : niveau standard de protection. Il permet en plus l’accès à un espace sécurisé/certifié et l’accès à beaucoup d’autres plateformes (PESv2, CERBERE, Synapse, TRACFIN, Banque de France).
• Certificat RGS*** : niveau renforcé de protection. Il n’est utile que pour l’accès à l’Agence du Médicament, les autres portails acceptant toujours un RGS 2 étoiles

L’utilisation des certificats se fait dans un contexte dans lequel le client souhaiterait échanger des informations confidentielles de façon sécurisée avec une structure spécialisée. Par le biais de cette méthode, les documents physiques seront dématérialisés mais auront la même valeur juridique qu’en papier.

LE CSOEC A UN PAS D’AVANCE SUR LA PROFESSION!  

Le CSOEC vient en aide à la profession. Il INNOVE POUR ALLIER 2 STANDARDS EN UN CLIC

Le CSOEC a réussi ce coup de maître en faisant adopter UN seul format qui permet de répondre à deux nouveaux standards. 

En effet la facture X émise par la plateforme jefacture.Com a cette particularité de répondre:

• à l’obligation de la facture électronique: càd un format pdf avec un fichier xml lisible (un format numérique depuis son existence jusqu’à son entrée en comptabilité), la notion de XML attaché lui permet d’optimiser et standardiser les automatisations possibles.
• au scellement de la facture (le format de scellement est “avancé” avec un certificat qualifié selon la règlement européenne Eidas. Cela équivaut à un niveau RGS 2*) et donc son authentification dans la PAF.

• une facture PDF ⇒ PAF obligatoire
• les factures X non scellées ⇒ PAF obligatoire
• une facture X scellée- signée RG**  (jefacture.com) ⇒ pas de PAF 

Ce format a été accepté par la DGFIP comme un standard par l’Etat.

Aujourd’hui le combo jefacture.Com/ Effiz vous permet de vous soustraire à un processus complexe et chronophage tout en vous assurant une optimisation des marges sur vos dossiers.

Vous sécurisez les transmissions des factures, répondez à la PAF, et transformez l’information reçue en écriture comptable.

Comment?

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• Gratuité pour le cabinet
• 6€/ mois/client quelque soit le nombre de lignes (facturation au cabinet)

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La facture électronique figure dans le projet de loi de finance 2020 et sera progressivement obligatoire pour les entreprises entre 2023 et 2025. Aussi, une anticipation et une bonne maîtrise de cette future obligation permet une optimisation des processus administratifs.

Dans un premier temps, cette loi est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1^er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro. Dans un second temps, entre le 1er Janvier 2023 et le 1er Janvier 2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés.  

C’est dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme . Après « jedeclare » et « jesignexpert », voici « jefacture.com »!

A première vue, bon nombre d’éditeurs de logiciel souhaitent reprendre une partie des données produites par les experts-comptables. Mais avec cette nouvelle plateforme, ECMA propose une plateforme de stockage inédite et indépendante pour les entreprises et leurs experts-comptables; leur permettant ainsi d’entrer pleinement dans la digitalisation et l’optimisation des processus administratifs des entreprises françaises.

Processus de traitement des factures: état des lieux

Ventes

Examinons d’abord le traitement des factures de ventes pour une entreprise :

• Toutes les factures de vente sont émises avec un même standard.
• La piste d’audit permettant le lien entre la pièce comptable et l’écriture est assurée via le numéro de facture.
• Un export ou lien avec le logiciel de comptabilité permet l’intégration des données en écritures comptables.

Afin de réduire les délais de paiement, il est intéressant de vérifier que le RIB du vendeur figure bien sur les factures. Cette information est reprise dans la facture électronique.

Le traitement des factures de ventes peut se schématiser comme suit :

Achats

Nous abordons ensuite le traitement des factures d’achat qui est plus difficile. En effet, une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs de façon non standardisée. Sans compter qu’avec le développement du digital, les entreprises reçoivent leurs factures fournisseur via différents canaux (email, connexion au site web du fournisseur, envoie papier, échange EDI…)

Récupérer l’exhaustivité des factures d’achats devient donc une tâche compliquée pour les comptables. Ils doivent tenir des listes de sites internet à visiter pour collecter les factures, et récupérer les factures en pièces jointes des mails reçus.

En résumé, le traitement des factures d’achat s’est complexifié ces dernières années entrainant des coûts administratifs cachés dans les entreprises.

Le traitement des factures d’achats peut se schématiser comme suit :

La facture électronique ou factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

D’ailleurs ce fichier xml est un fichier de données structurées, permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard, et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

Il faut souligner qu’il existe cinq normes de factur-x, parmi lesquelles les plus courantes sont :

• Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
• Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
• Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

Optimisation de la facturation: jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

• Vente : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf. Jefacture les transforme en facture électronique, les transmet aux clients et les archive.
• Achat : les entreprises collectent leurs factures fournisseurs au format factur-x avec une centralisation sur la plateforme. La collecte peut se faire via un connecteur qui télécharge la facture ou via la réception d’un email.

Les principaux avantages de la plateforme jefacture.com sont :

• Récupération automatique des factures fournisseur.
• Contrôles légaux et scellement qualifié.
• Archivage au format factur-x pour la durée légale.

Optimisation et automatisation des écritures : effiz.fr

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, qualification des informations.

Les données disponibles sont :

• Un tableau de bord mis à jour en temps réel.
• Un outil d’aide aux déclarations de TVA.
• Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

En conséquence, en connectant une API (Application Programming Interface), effiz récupère les factur-x de la plateforme jefacture ,et les transforme en écritures comptables.

Ainsi, il en ressort :

• Une présentation collaborative des données.
• La qualification des opérations se fait de façon semi automatique selon le FEC enregistré.
• L’export d’écritures comptables directement vers votre logiciel de production.

Optimisation des processus administratifs

L’arrivée de la facture électronique, avec le factur-x, permet une standardisation de la gestion comptable des « achats » dans les entreprises. L’automatisation de ce processus support devient possible ; des gains de productivité se réalisent. ==> Calculez vous-même le gain que vous réaliserez.

Anticiper l’obligation prévue pour 2023-2025 permet non seulement d’être prêt mais d’avoir un effet expérience rapide anticipant l’obligation légale à venir.

Stop à l’Uberisation des Experts-Comptables! 

Le constat est le suivant :

• Les banques proposent des pré-bilans? ou prennent des participations dans des grands groupes d’expertise comptable.
• Vous êtes devenus les commerciaux de votre éditeur de logiciels?
• Votre éditeur cherche à prendre votre place en mettant en avant sa marque plutôt que votre cabinet?
• Vous ne savez pas à quoi vous attendre avec les promesses de la “block chain” et de l’IA? (“block chain” , IA  des promesses qui ne tiennent pas la route – promesse à pipot – des promesses qui sonnent creux – des promesses sans lendemain)
• IA et la block chain nous promettent la lune, alors que la réalité n’est pas là.
• Vous ne voulez pas que vos 9 ans d’étude soient remplacés par  des logiciels.

Nous l’expérimentons également.

Avant nous avions la maîtrise des données car nous traitions tout : factures, paies, la saisie comptable…

Ubérisation des paies

Aujourd’hui un robot est capable de faire un bulletin de paie à partir des variables. La paie est donc devenue encore plus une mission accessoire.

SilaExpert met en avant sa marque et tous nos clients connaissent donc notre éditeur qui est maintenant un sous-traitant!

La saisie devient à son tour une mission accessoire? Stop à l’ubérisation des experts-comptables!

Notre mission principale d’EC est réduite à l’établissement du bilan. 

Si demain nous sommes obligés de passer par des plateformes privées qui mettent en place l’automatisation de la partie saisie, qui captent nos clients en gardant leur nom (mettant en avant leur marque logiciel); qui dit que demain ces plateformes ne feront pas payer l’accès à leurs données?. 

effiz

Notre équipe d’experts, membres de la commission innovation de l’ordre des experts comptables, a développé EFFIZ: une plateforme sécurisée, accessible 24/24, 100% Française.

Créée par des Experts-Comptables, et uniquement à destination des EC en marque blanche, cette plateforme permet d’optimiser et garantir la fiabilité des écritures comptables par le traitement de données numériques.

EFFIZ utilise les mandats avec les banques pour la récupération des relevés bancaires. Les informations comptables et bancaires de vos clients sont disponibles en temps réel.

EFFIZ a signé un partenariat avec l’application jefacture.com. Les factures achats et ventes de vos clients sont automatiquement récupérées et traitées chez effiz ; la dématérialisation est en marche.

Vous communiquez et vendez la solution sous votre propre marque, vous gagnez du temps et vous augmentez votre marge globale.

La dématérialisation des factures est en marche.

Pourtant, il y a de quoi s’y perdre dans tous les termes utilisés : facture numérique, électronique, factur-x. Comment distinguer les différents types de documents ? Quels sont les avantages et inconvénients à la dématérialisation des factures ?

Les 6 types de factures

De façon générale, les factures doivent satisfaire aux obligations suivantes depuis leur émission, jusqu’à la fin du délai de conservation :

• Authenticité de l’origine
• Intégrité du contenu
• Lisibilité.

La facture papier

La facture papier est celle que tout le monde connait. Elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (www.service-public.fr/professionnel-entreprises/vosdroits/F31808). Elle s’édite en deux exemplaires et conservée au moins pendant un délai de cinq ans.

La facture numérique

La facture numérique est un fichier pdf (image de facture papier scannée). L’origine de cette facture est une édition papier. C’est donc une version scannée qui s’envoie aux clients.

Cette facture doit être conservée au format papier.

La facture électronique

La facture électronique est définie au VI de l’article 289 du CGI : « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit ». Par conséquent, les factures électroniques ne sont jamais éditées ; elle se préparent sur support informatique et se transmettent de façon digital.

La facture électronique signée

Cette facture est électronique et signée au moyen d’un certificat. Concrètement, le fichier pdf est inaltérable, non modifiable grâce à la signature électronique.

La facture électronique signée évite d’établir une piste d’audit fiable.

La factur-x

La factur-x est un format de facture électronique signée. Précisément, un fichier de données est attaché au fichier pdf. Les données se lisent facilement par un éditeur de logiciel pour automatiser les traitements sans erreur.

Le pdf reste lisible en tant qu’image. Par ailleurs, le fichier de données est attaché au fichier pdf (à gauche du document ci-dessus). Il comporte notamment les éléments suivants :

Dans l’exemple ci-dessus, les informations suivantes sont présentes :

• Date d’échéance : 01/04/2021
• Montant HT : 2€
• Montant TVA : 0,4€
• Montant TTC : 2,4€

La facture edi

La facture EDI est une facture permettant les Echanges de Données Informatiques. Par conséquent, il n’existe pas de support visuel ; la facture n’est constituée que de données. 

La dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures comporte des avantages et des inconvénients. De la facture papier aux échanges EDI, la complexité du traitement augmente. En effet, pour émettre une factur-x, il faut un logiciel suffisamment développé.

Le paradoxe est que l’émetteur d’une facture n’est pas la personne qui va traiter la facture reçue. Et plus la facture reçue tend à être une factur-x ou EDI, plus son traitement s’automatise. C’est pourquoi le législateur engage une obligation de recourir aux factures électroniques signées à horizon 2023-2025.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Les avantages sont nombreux :

• Accès collaboratif aux applications : Experts-comptables et leurs clients
• Diminution des coûts de traitement
• Délais de paiement réduit
• Transmission rapide des factures
• Sécurité des données
• Protection de l’environnement

Les inconvénients de la dématérialisation des factures

Le principal inconvénient est le choix de l’éditeur du logiciel. En effet, peu d’éditeur propose aujourd’hui la factur-x.

Solution : interconnexion des logiciels

Le conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables propose jefacture.com. 

Cet outil centralise les factures achats et ventes de clients des experts-comptables. Les documents sont standardisés au format factur-x. L’application est une plateforme privée de gestion des factures électroniques tel que l’a prévu l’administration fiscale (cf rapport la TVA à l’ère du digital).

En revanche, jefacture.com, ne propose pas les écritures comptables. Effiz, application créée par des experts-comptables pour experts-comptables est connectée à jefacure.com.

Une API permettant les échanges d’informations sécurisées est opérationnelle : les factures traitées sur jefacture.com s’intègrent dans effiz ; les écritures comptables sont exportables en différents formats.

Ne nous faisons pas ubériser !

Nous pourrions considérer avoir été « ubériser » au niveau de nos missions d’établissement des bulletins de paie. En effet, Silaexpert apparait aujourd’hui comme un sous-traitant :

• L’éditeur est un acteur privé filiale aujourd’hui du même fonds d’investissement que CEGID.
• Il communique sous sa propre marque : pas de marque blanche
• Nos clients peuvent faire eux-mêmes leurs bulletins de paie directement sur la plateforme.

La factur-x est à la saisie comptable ce que la DSN fut au social ! 

Avec jefacture.com et effiz, la « saisie » s’automatise sans erreur et reste au sein des cabinets. La valeur est conservée chez les experts-comptables.

Effiz recrute un dévéloppeur Backend.

Dans le cadre de notre développement, tu interviendras sur des projets backend.

Tes missions :

• Intégrer une équipe de développeurs backend sous la responsabilité du Responsable Projet
• Echange avec les équipes Backend des plateformes partenaires
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Les qualités techniques sont :

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• Requêtes SQL,
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Tu es proactif ; tes qualités managériales sont :

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• Travail en équipe

Conditions :

• CDI
• Rémunération selon profil
• A pourvoir à Nantes

La piste d’audit fiable : la PAF ! Une blague de comptable ! Certes !

Mais la Piste d’audit fiable pour les fiscalistes revêt une grande importance pour la déductibilité de la TVA.

La facture électronique qui sera prochainement obligatoire permet de satisfaire aux obligations relatives à la PAF !

Un éclairage s’impose.

La piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable est le résultat d’une longue construction collective Européenne, transposée dans tous les états membres. Dans l’adaptation de la directive Européenne sur la TVA, la France a rendu obligatoire l’établissement d’une documentation des contrôles pour l’établissement des factures des entreprises.

Par conséquent, la piste d’audit fiable est une documentation propre à chaque entreprise décrivant les processus mis en œuvre pour assurer la qualité des factures émises.

Au fond, l’objectif est de garantir :

• L’authenticité de l’origine de la facture ;
• L’intégrité de ses contenus ;
• Sa lisibilité.

Dans le rapport « la TVA à l’ère du digital » d’Octobre 2020, Bercy reprend les termes du BOFIP (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20). La piste d’audit doit permettre de :

• Reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture ;
• Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu : lien entre la facture et son origine : livraison de bien ou prestation de services ;
• Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il est possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

un exemple au niveau des achats

Par exemple, au niveau des achats, chaque entreprise devrait être en mesure de justifier la déductibilité des factures de dépenses au moyen d’un bon de commande ou bon de livraisons. Or beaucoup d’entreprises détruisent ces documents pour ne pas conserver des archives comptables volumineuses. La Piste d’audit fiable n’est pas assurée dans ce cas.

un exemple au niveau des ventes

Autre exemple : un prestataire de service doit justifier d’une facture de vente au moyen d’un contrat signé. Il faut également mettre en place une piste entre le contrat et la facture ; un code d’identification de la prestation par exemple.

Chaque contrat donne lieu à une facture et chaque facture se justifie par un contrat accepté.

L’administration exige des descriptifs de processus adaptés en fonction des tailles d’entreprises : chiffre d’affaires, effectifs…. A cet égard, le volume des factures émises (ventes) et reçues (achats) varient d’une entreprise à l’autre, la documentation doit s’adapter.

La facture électronique

Le BOFIP précédemment cité précise :  » seuls les assujettis ayant recours à la signature électronique qualifiée ne sont pas tenus de mettre en place des contrôles établissant une piste d’audit fiable. »

Le BOFIP fait référence à l’article 289 du CGI – VII qui indique que pour satisfaire aux conditions de la piste d’audit fiable, l’entreprise peut émettre ou recevoir des factures sous forme électronique avec une signature électronique.

Autrement dit, la facture électronique avec signature électronique permet d’assurer la piste d’audit fiable.

Un nouvel argument pour anticiper les obligations de recours aux factures électroniques à horizon 2023-2025.

Déploiement de la factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs et un fichier xml de données attaché.

Les données structurées permettent aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

• Ventes : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf ; jefacture les transforme en facture électronique avec signature électronique, les transmet aux clients et ChorusPro, puis assure l’archivage.
• Achats : les entreprises centralisent les factures fournisseurs au format factur-x.

Sur l’exemple ci-dessus, la facture CIC Mobile a été traitée sur la plateforme jefacture.com. Le pdf dispose d’une pièce jointe : le fichier de données xml.

La facture est estampillée « Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables » : il s’agit de la signature électronique du document.

effiz

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, factures électroniques, qualification des informations.

Les applications Effiz et Jefacture se connectent via une API (Application Program Interface). Ainsi, les factur-x sont captées, traitées, rapprochées des flux bancaires. Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

Par conséquent le recours à la facture électronique signée permet de satisfaire à l’obligation juridique de documentation d’une Piste d’Audit Fiable : un avantage supplémentaire dans une démarche d’automatisation des process administratif.

Le rapport d’Octobre 2020, « La TVA à l’ère du digital en France », a été rendu par la Direction Générale des Finances Publics (DGFIP). Des précisions sont apportées sur les modalités de déploiement de la facture électronique en France entre 2023 et 2025.

Les bénéfices attendus pour la DGFIP sont :

• Renforcer la prévention et la lutte contre la TVA ;
• Diminuer les coûts déclaratifs et facilité les déclarations par le pré-remplissage ;
• Une réduction du coût pour une compétitivité améliorée ;
• Une connaissance de la conjoncture renforcée par les remontées d’informations.

Obligation de réception des factures électroniques

La DGFIP préconise une obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises dès 2023. Par conséquent, les entreprises ne pourront plus obliger leur fournisseur à éditer leurs factures sous forme papier.

Ce point constitue déjà une évolution notable car certains acteurs refusent encore en 2021 la réception de factures pdf envoyées par mail par exemple. Par conséquent, ces entreprises seront obligées d’accepter la réception des factures électroniques.

Emission de factures électroniques et transmission de données : une double obligation

e-invoicing

Ce terme signifie l’obligation d’émission de facture sous forme électronique.

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

Le fichier xml est un fichier de données structurées permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

e-reporting

L’administration pousse à la généralisation des factures électroniques afin de recevoir les données qui y figurent : montant HT, TVA, TTC, identité du fournisseur / client… En effet, la transmission de ces informations permettra des contrôles des déclarations de TVA.

Cependant, pour les prestataires de services, l’exigibilité de la TVA intervient au moment du paiement. Par conséquent, l’administration souhaite connaître la date et le montant du paiement des services facturés afin de contrôler les déclarations de TVA.

C’est pourquoi, un flux de données « e-reporting » est également prévu.

Source DGFIP

Le rapport de la DGFIP privilégie le schéma en Y.

La plate-forme publique centralisatrice est Chorus Pro.

Les travaux mis en oeuvre

Les plateformes privées de gestion des factures électronique devront se raccorder à la plateforme ChorusPro. En effet, cette dernière servira de concentrateur de données de factures à destination du système d’information de la DGFIP.

La DGFIP préconise un déploiement progressif et pédagogique de l’obligation d’émission des factures électroniques :

• 2023 pour les Grandes entreprises
• 2024 pour les ETI
• 2025 pour les PME / TPE.

En termes de RGPD, les traitements et stockages des plateformes privées devront faire l’objet d’une évaluation de conformité.

Le rapport complet de la DGFIP.

Jefacture.com gère les factures électroniques :

• Collecte des factures multi-sources
• Contrôles légaux et scellement qualifié

La liste des points fort de l’application sont disponibles sur le site jefacture.com/

Effiz a signé un partenariat avec jefacture.com. L’objectif est de fluidifier les échanges d’informations.

Effiz reçoit les factur-x traités. Après qualification, les écritures comptables sont exportables.

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En 2023-2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés. Elle est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1^er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro. Dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme après « jedeclare » et « jesignexpert » : « jefacture.com ».

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Etat des lieux du traitement des factures

Ventes

Le traitement des factures de ventes pour une entreprise est simple à analyser :

• Toutes les factures de vente sont émises avec un même standard
• La piste d’audit permettant le lien entre la pièce comptable et l’écriture est assurée via le numéro de facture.
• Un export ou lien avec le logiciel de comptabilité permet l’intégration des données en écritures comptables

Afin de réduire les délais de paiement, il est intéressant de vérifier que le RIB du vendeur figure bien sur les factures. Cette information est reprise dans la facture électronique.

Le traitement des factures de ventes peut se schématiser comme suit :

Achat

Le traitement des factures d’achat est plus difficile. En effet, une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs de façon non standardisée. De plus, avec le développement du digital, les entreprises reçoivent leurs factures fournisseur via différents canaux : email, connexion au site web du fournisseur, envoie papier, échange EDI…

Récupérer l’exhaustivité des factures d’achats devient une tâche compliquée pour les comptables. Ils doivent tenir des listes de sites internet à visiter pour collecter les factures, récupérer les factures en pièces jointes de mails reçus.

En définitive, le traitement des factures d’achat s’est complexifié ces dernières années entrainant des coûts administratifs cachés dans les entreprises.

Le traitement des factures d’achats peut se schématiser comme suit :

La facture électronique : factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

Le fichier xml est un fichier de données structurées permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

Cinq normes de factur-x existent, parmis lesquelles :

• Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
• Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
• Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

https://effiz.fr/blog/4

jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

• Vente : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf ; jefacture les transforme en facture électronique, les transmet aux clients et les archive.
• Achat : les entreprises collectent leurs factures fournisseurs au format factur-x avec une centralisation sur la plateforme. La collecte peut se faire via un connecteur qui télécharge la facture ou via la réception d’un email.

Les principaux avantages de la plateforme jefacture.com sont :

• Récupération automatique des factures fournisseur
• Contrôles légaux et scellement qualifié
• Archivage au format factur-x pour la durée légale

https://jefacture.com/

effiz

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, qualification des informations.

Les données disponibles sont :

• Un tableau de bord mis à jour en temps réel
• Un outil d’aide aux déclarations de TVA
• Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

En connectant une API (Application Programming Interface), effiz récupère les factur-x de la plateforme jefacture et les transforme en écritures comptables :

• Présentation collaborative avec des données du factur-x.
• Qualification des opérations
• Export d’écritures comptables

Optimisation des processus administratifs

L’arrivée de la facture électronique, avec le factur-x, permet une standardisation de la gestion comptable des « achats » dans les entreprises. L’automatisation de ce processus support devient possible ; des gains de productivité se réalisent.

Anticiper l’obligation prévue pour 2023-2025 permet non seulement d’être prêt mais d’avoir un effet expérience rapide anticipant l’obligation légale à venir.