Noël approche à grands pas, et bien qu'il reste encore un peu de temps avant le réveillon, chez Effiz, on livre les cadeaux un peu en avance.
Voici la liste de ce que vous trouverez en ouvrant la boîte de cette nouvelle version 2.9.3 ; avec espoir que le tout coïncide avec ce que vous avez demandé dans votre liste au père Noël 🤫
✨ Ce qui change concrètement pour vous :
🪞 Lettrage intelligent, et automatisable
Les propositions de lettrage à forte ressemblance apparaissent désormais avec un fond bleu.
Un lettrage automatisé est aussi proposé, activable ou non sur chacun de vos clients individuellement. Une fois cette fonctionnalité activée sur votre client, les propositions de lettrage qui apparaissent en bleu uniquement seront automatiquement acceptées, à un rythme quotidien.
🚫 Disparition du bouton découpage
Un petit changement sans grande conséquence : le bouton de découpage dans la page d'édition d'une écriture disparaît. Niveau fonctionnement, rien ne change, vous pouvez "découper" une écriture en lui rajoutant des lignes.
💸 Application de l'auto-liquidation de TVA
Avec cette nouvelle version d'Effiz, vous pouvez configurer votre plan comptable pour utiliser l'auto-liquidation de TVA. En cochant la case TVA autoliquidée et en spécifiant un compte dans chaque sens dans les colonnes TVA autoliquidée crédit et TVA autoliquidée débit, puis en spécifiant un taux de TVA, l'application d'une règle automatique qui affecte le compte que vous venez de modifier dans le plan comptable ajoutera les deux lignes de TVA auto-liquidée aux écritures sur lesquelles elle s'appliquera.
Notez que l'application de l'auto-liquidation de TVA n'aura lieu que sur les écritures des journaux d'achat et de vente.
🕹 Nouveau bouton flottant
Un nouveau bouton d'action plus ergonomique a fait son apparition dans la liste des écritures. Il flotte en bas à droite de l'écran et propose un ensemble d'actions rapides, qui correspondent à celles qu'on trouve en haut de la page. À terme, son rôle sera de les remplacer, ce qui permettra aussi d'alléger l'affichage de la page en remplaçant les anciens boutons d'action.
🔖 Nouvelle page de correspondance pour les dossiers BNC
Pour vos dossiers BNC qui vous fournissent un mandat d'accès à leurs relevés bancaires, une nouvelle page proposant une table de correspondance entre votre plan comptable et les codes de la déclaration a été ajoutée au logiciel.
📂 Modification du menu de l'application
La rubrique "Accès au dossier SEL" disparaît du menu d'Effiz, pour laisser place à un groupe d'éléments qui s'intitule "États de synthèse". L'accès au dossier SEL fait partie de ce nouveau groupe, avec la nouvelle page de correspondance évoquée plus tôt, ainsi que la page de gestion des immobilisations (précédemment exclusive aux dossiers BNC).
Ces nouveautés sont là pour vous offrir une gestion plus rapide, plus sereine, et toujours plus agréable.
Une question, un besoin ? Notre équipe support est à votre écoute : assistance@effiz.fr
Aujourd’hui les experts-comptables sont confrontés à des évolutions logicielles continues avec des coûts associés toujours plus élevés. Ces évolutions annoncent une automatisation des travaux comptables et par conséquent une baisse possible du chiffre d’affaires des cabinets. Le contrôle de la rentabilité devient primordial.
Pour la gestion de leurs projets, certains éditeurs de logiciels utilisent la méthode agile, aussi appelée « scrum ». Le but est de contrôler la rentabilité finale du projet. Cette méthode permet de revisiter le processus de travail en cabinet pour adopter une gestion par projet : la méthode agile pour experts-comptables.
La méthode
La méthode Scrum s’appelle également « Agile ». Ce terme met en évidence la capacité de la méthode, son agilité à s’adapter aux évènements identifiés dans la conduite des missions.
Scrum est un canevas pour le suivi, la conduite et la gestion de projets en entreprise. Déployée autour des années 1990 dans l’industrie, les développeurs informatique ont adoptée cette méthode.
La méthode se base sur la théorie de processus : ensemble de tâches à réaliser par l’équipe dans le but d’obtenir un livrable facturable. L’approche Scrum cherche à optimiser le processus dans sa globalité en fixant des étapes intermédiaires d’analyse et d’adaptation.
Selon les créateurs de la méthode (M. Shutherland & Schwaber), la théorie Agile repose sur 3 piliers :
La transparence
L’équipe partage le même langage, la même vision, via une bonne communication.
L’inspection
Les écarts sont mesurés, les anomalies rencontrées mises en avant pour prévenir une dérive du processus.
L’adaptation
Si le projet dérive trop de son objectif initial, une adaptation du processus est opérée suffisamment tôt.
L’équipe AGILE
Un propriétaire du projet (Product Owner) : l’expert-comptable associé
Il est le responsable pour valoriser le projet et optimiser le travail de son équipe. Il est capable d’exprimer clairement les objectifs, de répartir les tâches en collaboration avec le manager, d’optimiser la valeur du travail.
L’équipe de développement
Les membres de l’équipe sont des professionnels. Les caractéristiques suivantes sont nécessaires :
Organigramme clairement défini ;
Pluridisciplinarité des membres en termes d’expérience ;
Equipe autonome.
Un Scrum master
Il est le manager de l’équipe ; il s’assure que les travaux sont compris, mis en œuvre dans le respect du cahier des charges, maximise la valeur créée.
Comme tout leader, le manager est au service de l’équipe : il aide les membres, élimine les obstacles, échange avec les autres managers pour améliorer l’efficacité de la production.
La méthode AGILE nécessite une organisation des équipes avec un management intermédiaire entre l’expert-comptable et les collaborateurs.
Les évènements SCRUM
Le « backlog »
Le backlog est une liste des fonctionnalités, qualités jugées nécessaires pour la réalisation satisfaisante d’un projet. Cette liste se met à jour en fonction de l’avancement du projet ou des nouveaux besoins identifiés en termes de fonctionnalités.
Par exemple, dans les cabinets d’expertise comptable, le backlog correspond à la liste des tâches à réaliser afin de pouvoir livrer la plaquette des comptes annuels. Un budget de mission s’établit sur cette base avec des temps alloués à chaque tâche.
Le Sprint
Le sprint est une période de production au terme de laquelle l’équipe finalise une version livrable du produit. L’échéance du sprint fixée reste proche. En effet, une échéance non maîtrisée augmente le risque de dérapage du budget fixé. L’objectif du sprint est clairement défini, mesurable.
Par exemple, la mission d’établissement des comptes annuels correspond à plusieurs Sprints dont les durées varient en fonction de la taille du client. 3 sprints ressortent dans cette méthode agile pour experts-comptables :
Sprint saisie : l’objectif est d’obtenir est une comptabilité prête pour la révision : rapprochements bancaires faits, lettrage des comptes clients et fournisseurs terminés… Le livrable est une comptabilité « propre », prête à être révisée.
Sprint projet de bilan : travaux de révision ; saisies des opérations diverses… Le livrable est un projet de comptes annuels
Sprint plaquette : finalisation des comptes annuels, liasse fiscale, envoi aux impôts. Le livrable est les comptes annuels en version définitive.
Un sprint peut être annulé lorsque l’objectif fixé ne peut être atteint. => Le contexte a changé, les conditions ont évolué.
C’est notamment le cas, dans une société où le dirigeant a entrepris de livrer le sprint « saisie » et que le Scrum Master constate que le livrable sur lequel l’équipe doit s’appuyer pour le Sprint « projet de bilan » n’est pas exploitable.
Une mise au point est nécessaire avec le client ; un sprint « saisie » se met en œuvre avec une mission complémentaire associée.
La mêlée quotidienne : Stand Up Meeting
L’équipe se rencontre tous les jours dans le but de faire part de l’avancement des travaux et fixer les tâches de la journée à réaliser. Cette réunion, aussi appelée « Stand Up Meeting » ne doit pas durer plus de 15 minutes. Chaque membre explique les tâches réalisées, mesure le chemin parcouru : inspection de l’avancement des travaux. l’équipe expose les difficultés rencontrées.
Cette étape réalisée en transparence permet l’inspection, le recul sur le travail réalisé.
En cabinet d’expertise comptable, le Stant Up Meeting se pratique souvent : l’équipe échange sur les travaux réalisés et mesure les étapes à finaliser pour terminer le sprint.
En revanche, pour des missions ponctuelles non standards (prévisionnels, évaluation…), le Stand Up Meeting est un outil à conserver pour adapter les travaux de l’équipe.
Rétrospective
Toute l’équipe se réunit dans le but de partager les expériences et proposer des améliorations. Le manager pilote la réunion :
Inspection des Sprints
Noter les succès
Retient les difficultés rencontrées et proposer des améliorations
Consigne les pratiques les plus efficaces
La rétrospective développe l’agilité : adaptation des méthodes de travail au contexte. L’équipe gagne en expérience grâce à l’inspection et la transparence des échanges.
Les améliorations des méthodes de travail se mettent en œuvre.
En cabinet d’expertise comptable, au-delà des réunions de fin de Sprint, une réunion rétrospective peut être menée en plus en fin de période fiscale. L’objectif est d’améliorer les conditions de travail des équipes et vérifier les équipements matériels et logiciels.
Conclusion
La méthode agile pour experts-comptables nécessite un déploiement auprès des équipes : description de la méthode, définition des rôles, termes et étapes. Pour les productions standards, comme l’établissement des comptes annuels, des sprint standards sont définis.
Les missions des experts-comptables étant de moins en moins rentables, la méthode agile, permet de redéfinir une méthode de travail adaptée aux nouveaux enjeux: volatilité des objectifs des clients, changement de contexte, d’objectifs. L’agilité, la transparence, l’inspection sont des qualités que toute l’équipe, des collaborateurs à l’expert-comptable, doivent avoir pour adapter les travaux à l’objectif du client.
