La Digitalisation des Entreprises : L'Essor Incontournable de la Facture Électronique
Nouveau !

La digitalisation des entreprises a pris une nouvelle dimension avec l'adoption généralisée de la facture électronique, révolutionnant la manière dont les organisations gèrent leurs processus financiers. Cette transition vers des méthodes électroniques de facturation offre des avantages significatifs en termes d'efficacité, de réduction des coûts, et de conformité réglementaire.

 

Les Avantages de la Facture Électronique

  1. Efficacité Opérationnelle : La facture électronique élimine la nécessité de manipuler des documents papier, accélérant le processus de facturation. Les entreprises peuvent envoyer et recevoir des factures instantanément, réduisant les délais de paiement et améliorant la gestion de la trésorerie.
  2. Réduction des Coûts : En abandonnant le papier, les entreprises économisent sur les coûts d'impression, d'affranchissement, et de stockage. De plus, la réduction des erreurs humaines dans le processus de facturation contribue à éviter des coûts liés aux litiges et aux rectifications.

Impact sur les Opérations Financières

  1. Automatisation des Processus Comptables : La facture électronique s'intègre souvent aux systèmes de gestion financière, automatisant le traitement des factures et simplifiant la comptabilité. Cela permet un suivi en temps réel des dépenses et des revenus.
  2. Gestion de la Chaîne d'Approvisionnement : Les entreprises peuvent optimiser leurs relations avec les fournisseurs grâce à une facturation électronique transparente. Cela renforce la confiance et contribue à établir des relations commerciales durables.

Facture Électronique et Respect des Normes Réglementaires

  1. Conformité Fiscale : Dans de nombreux pays, la facture électronique est devenue une exigence réglementaire. Elle permet de garantir la transparence fiscale et de simplifier les audits en offrant un suivi électronique des transactions.
  2. Réduction de l'Impact Environnemental : La facture électronique s'inscrit également dans une démarche éco-responsable, réduisant la consommation de papier et les émissions de carbone liées aux transports de documents physiques.

Défis et Solutions

  1. Sécurité des Données : La protection des informations sensibles est cruciale. Les entreprises doivent mettre en place des protocoles de sécurité robustes pour prévenir les cyberattaques et garantir l'intégrité des données.
  2. Adoption et Formation : Certains acteurs peuvent être réticents au changement. Une stratégie de formation efficace est essentielle pour garantir une adoption réussie de la facture électronique au sein de l'entreprise.

 

Conclusion

La digitalisation des entreprises, avec un accent particulier sur la facture électronique, est un moteur essentiel de transformation. Les organisations qui embrassent ces changements non seulement améliorent leur efficacité opérationnelle, mais contribuent également à créer des processus plus durables et conformes aux normes réglementaires. La facture électronique n'est plus seulement une option avancée, mais une nécessité pour rester compétitif dans un monde des affaires de plus en plus numérique.

STOP À L'UBÉRISATION DES EXPERTS-COMPTABLES

Stop à l’Uberisation des Experts-Comptables! 

Le constat est le suivant :

  • Les banques proposent des pré-bilans? ou prennent des participations dans des grands groupes d’expertise comptable.
  • Vous êtes devenus les commerciaux de votre éditeur de logiciels?
  • Votre éditeur cherche à prendre votre place en mettant en avant sa marque plutôt que votre cabinet?
  • Vous ne savez pas à quoi vous attendre avec les promesses de la “block chain” et de l’IA? (“block chain” , IA  des promesses qui ne tiennent pas la route – promesse à pipot – des promesses qui sonnent creux – des promesses sans lendemain)
  • IA et la block chain nous promettent la lune, alors que la réalité n’est pas là.
  • Vous ne voulez pas que vos 9 ans d’étude soient remplacés par  des logiciels.

Nous l’expérimentons également.

Avant nous avions la maîtrise des données car nous traitions tout : factures, paies, la saisie comptable…

Ubérisation des paies

Aujourd’hui un robot est capable de faire un bulletin de paie à partir des variables. La paie est donc devenue encore plus une mission accessoire.

SilaExpert met en avant sa marque et tous nos clients connaissent donc notre éditeur qui est maintenant un sous-traitant!

La saisie devient à son tour une mission accessoire? Stop à l’ubérisation des experts-comptables!

Notre mission principale d’EC est réduite à l’établissement du bilan. 

Si demain nous sommes obligés de passer par des plateformes privées qui mettent en place l’automatisation de la partie saisie, qui captent nos clients en gardant leur nom (mettant en avant leur marque logiciel); qui dit que demain ces plateformes ne feront pas payer l’accès à leurs données?. 

effiz

Notre équipe d’experts, membres de la commission innovation de l’ordre des experts comptables, a développé EFFIZ: une plateforme sécurisée, accessible 24/24, 100% Française.

Créée par des Experts-Comptables, et uniquement à destination des EC en marque blanche, cette plateforme permet d’optimiser et garantir la fiabilité des écritures comptables par le traitement de données numériques.

EFFIZ utilise les mandats avec les banques pour la récupération des relevés bancaires. Les informations comptables et bancaires de vos clients sont disponibles en temps réel.

EFFIZ a signé un partenariat avec l’application jefacture.com. Les factures achats et ventes de vos clients sont automatiquement récupérées et traitées chez effiz ; la dématérialisation est en marche.

Vous communiquez et vendez la solution sous votre propre marque, vous gagnez du temps et vous augmentez votre marge globale.

LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES

La dématérialisation des factures est en marche.

Pourtant, il y a de quoi s’y perdre dans tous les termes utilisés : facture numérique, électronique, factur-x. Comment distinguer les différents types de documents ? Quels sont les avantages et inconvénients à la dématérialisation des factures ?

Les 6 types de factures

De façon générale, les factures doivent satisfaire aux obligations suivantes depuis leur émission, jusqu’à la fin du délai de conservation :

  • Authenticité de l’origine
  • Intégrité du contenu
  • Lisibilité.

La facture papier

La facture papier est celle que tout le monde connait. Elle doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires (www.service-public.fr/professionnel-entreprises/vosdroits/F31808). Elle s’édite en deux exemplaires et conservée au moins pendant un délai de cinq ans.

La facture numérique

La facture numérique est un fichier pdf (image de facture papier scannée). L’origine de cette facture est une édition papier. C’est donc une version scannée qui s’envoie aux clients.

Cette facture doit être conservée au format papier.

La facture électronique

La facture électronique est définie au VI de l’article 289 du CGI : « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit ». Par conséquent, les factures électroniques ne sont jamais éditées ; elle se préparent sur support informatique et se transmettent de façon digital.

La facture électronique signée

Cette facture est électronique et signée au moyen d’un certificat. Concrètement, le fichier pdf est inaltérable, non modifiable grâce à la signature électronique.

La facture électronique signée évite d’établir une piste d’audit fiable.

La factur-x

La factur-x est un format de facture électronique signée. Précisément, un fichier de données est attaché au fichier pdf. Les données se lisent facilement par un éditeur de logiciel pour automatiser les traitements sans erreur.

Le pdf reste lisible en tant qu’image. Par ailleurs, le fichier de données est attaché au fichier pdf (à gauche du document ci-dessus). Il comporte notamment les éléments suivants :

Dans l’exemple ci-dessus, les informations suivantes sont présentes :

  • Date d’échéance : 01/04/2021
  • Montant HT : 2€
  • Montant TVA : 0,4€
  • Montant TTC : 2,4€

La facture edi

La facture EDI est une facture permettant les Echanges de Données Informatiques. Par conséquent, il n’existe pas de support visuel ; la facture n’est constituée que de données. 

La dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures comporte des avantages et des inconvénients. De la facture papier aux échanges EDI, la complexité du traitement augmente. En effet, pour émettre une factur-x, il faut un logiciel suffisamment développé.

Le paradoxe est que l’émetteur d’une facture n’est pas la personne qui va traiter la facture reçue. Et plus la facture reçue tend à être une factur-x ou EDI, plus son traitement s’automatise. C’est pourquoi le législateur engage une obligation de recourir aux factures électroniques signées à horizon 2023-2025.

Les avantages de la dématérialisation des factures

Les avantages sont nombreux :

  • Accès collaboratif aux applications : Experts-comptables et leurs clients
  • Diminution des coûts de traitement
  • Délais de paiement réduit
  • Transmission rapide des factures
  • Sécurité des données
  • Protection de l’environnement

Les inconvénients de la dématérialisation des factures

Le principal inconvénient est le choix de l’éditeur du logiciel. En effet, peu d’éditeur propose aujourd’hui la factur-x.

Solution : interconnexion des logiciels

Le conseil supérieur de l’ordre des experts-comptables propose jefacture.com. 

Cet outil centralise les factures achats et ventes de clients des experts-comptables. Les documents sont standardisés au format factur-x. L’application est une plateforme privée de gestion des factures électroniques tel que l’a prévu l’administration fiscale (cf rapport la TVA à l’ère du digital).

En revanche, jefacture.com, ne propose pas les écritures comptables. Effiz, application créée par des experts-comptables pour experts-comptables est connectée à jefacure.com.

Une API permettant les échanges d’informations sécurisées est opérationnelle : les factures traitées sur jefacture.com s’intègrent dans effiz ; les écritures comptables sont exportables en différents formats.

Ne nous faisons pas ubériser !

Nous pourrions considérer avoir été « ubériser » au niveau de nos missions d’établissement des bulletins de paie. En effet, Silaexpert apparait aujourd’hui comme un sous-traitant :

  • L’éditeur est un acteur privé filiale aujourd’hui du même fonds d’investissement que CEGID.
  • Il communique sous sa propre marque : pas de marque blanche
  • Nos clients peuvent faire eux-mêmes leurs bulletins de paie directement sur la plateforme.

La factur-x est à la saisie comptable ce que la DSN fut au social ! 

Avec jefacture.com et effiz, la « saisie » s’automatise sans erreur et reste au sein des cabinets. La valeur est conservée chez les experts-comptables.

EFFIZ RECRUTE UN DÉVELOPPEUR BACKEND

Effiz recrute un dévéloppeur Backend.

Dans le cadre de notre développement, tu interviendras sur des projets backend.

Tes missions :

  • Intégrer une équipe de développeurs backend sous la responsabilité du Responsable Projet
  • Echange avec les équipes Backend des plateformes partenaires
  • Participer aux POC en cours

Les qualités techniques sont :

  • Maîtrise de Symfony
  • Requêtes SQL,
  • développement en python : Pandas, Scikit, Dask, NumPy

Tu es proactif ; tes qualités managériales sont :

  • Esprit d’équipe
  • Méthode Agile
  • Environnement Startup
  • Travail en équipe

Conditions :

  • CDI
  • Rémunération selon profil
  • A pourvoir à Nantes

LA PISTE D'AUDIT FIABLE

La piste d’audit fiable : la PAF ! Une blague de comptable ! Certes !

Mais la Piste d’audit fiable pour les fiscalistes revêt une grande importance pour la déductibilité de la TVA.

La facture électronique qui sera prochainement obligatoire permet de satisfaire aux obligations relatives à la PAF !

Un éclairage s’impose.

La piste d’audit fiable

La piste d’audit fiable est le résultat d’une longue construction collective Européenne, transposée dans tous les états membres. Dans l’adaptation de la directive Européenne sur la TVA, la France a rendu obligatoire l’établissement d’une documentation des contrôles pour l’établissement des factures des entreprises.

Par conséquent, la piste d’audit fiable est une documentation propre à chaque entreprise décrivant les processus mis en œuvre pour assurer la qualité des factures émises.

Au fond, l’objectif est de garantir :

  • L’authenticité de l’origine de la facture ;
  • L’intégrité de ses contenus ;
  • Sa lisibilité.

Dans le rapport « la TVA à l’ère du digital » d’Octobre 2020, Bercy reprend les termes du BOFIP (BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20). La piste d’audit doit permettre de :

  • Reconstituer, dans un ordre chronologique la totalité du processus de facturation, depuis son origine jusqu’au document facture ;
  • Garantir que la facture émise ou reçue reflète l’opération qui a eu lieu : lien entre la facture et son origine : livraison de bien ou prestation de services ;
  • Justifier toute opération par une pièce d’origine à partir de laquelle il est possible de remonter par un cheminement ininterrompu à la facture et réciproquement.

 

un exemple au niveau des achats

Par exemple, au niveau des achats, chaque entreprise devrait être en mesure de justifier la déductibilité des factures de dépenses au moyen d’un bon de commande ou bon de livraisons. Or beaucoup d’entreprises détruisent ces documents pour ne pas conserver des archives comptables volumineuses. La Piste d’audit fiable n’est pas assurée dans ce cas.

un exemple au niveau des ventes

Autre exemple : un prestataire de service doit justifier d’une facture de vente au moyen d’un contrat signé. Il faut également mettre en place une piste entre le contrat et la facture ; un code d’identification de la prestation par exemple.

Chaque contrat donne lieu à une facture et chaque facture se justifie par un contrat accepté.

L’administration exige des descriptifs de processus adaptés en fonction des tailles d’entreprises : chiffre d’affaires, effectifs…. A cet égard, le volume des factures émises (ventes) et reçues (achats) varient d’une entreprise à l’autre, la documentation doit s’adapter.

 

La facture électronique

Le BOFIP précédemment cité précise :  » seuls les assujettis ayant recours à la signature électronique qualifiée ne sont pas tenus de mettre en place des contrôles établissant une piste d’audit fiable. »

Le BOFIP fait référence à l’article 289 du CGI – VII qui indique que pour satisfaire aux conditions de la piste d’audit fiable, l’entreprise peut émettre ou recevoir des factures sous forme électronique avec une signature électronique.

Autrement dit, la facture électronique avec signature électronique permet d’assurer la piste d’audit fiable.

Un nouvel argument pour anticiper les obligations de recours aux factures électroniques à horizon 2023-2025.

 

Déploiement de la factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs et un fichier xml de données attaché.

Les données structurées permettent aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

 

jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

  • Ventes : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf ; jefacture les transforme en facture électronique avec signature électronique, les transmet aux clients et ChorusPro, puis assure l’archivage.
  • Achats : les entreprises centralisent les factures fournisseurs au format factur-x.

Sur l’exemple ci-dessus, la facture CIC Mobile a été traitée sur la plateforme jefacture.com. Le pdf dispose d’une pièce jointe : le fichier de données xml.

La facture est estampillée « Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-Comptables » : il s’agit de la signature électronique du document.

effiz

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, factures électroniques, qualification des informations.

Les applications Effiz et Jefacture se connectent via une API (Application Program Interface). Ainsi, les factur-x sont captées, traitées, rapprochées des flux bancaires. Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

Par conséquent le recours à la facture électronique signée permet de satisfaire à l’obligation juridique de documentation d’une Piste d’Audit Fiable : un avantage supplémentaire dans une démarche d’automatisation des process administratif.

FACTURE ÉLECTRONIQUE : RAPPORT DE LA DGFIP

Le rapport d’Octobre 2020, « La TVA à l’ère du digital en France », a été rendu par la Direction Générale des Finances Publics (DGFIP). Des précisions sont apportées sur les modalités de déploiement de la facture électronique en France entre 2023 et 2025.

Les bénéfices attendus pour la DGFIP sont :

  • Renforcer la prévention et la lutte contre la TVA ;
  • Diminuer les coûts déclaratifs et facilité les déclarations par le pré-remplissage ;
  • Une réduction du coût pour une compétitivité améliorée ;
  • Une connaissance de la conjoncture renforcée par les remontées d’informations.

Obligation de réception des factures électroniques

La DGFIP préconise une obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises dès 2023. Par conséquent, les entreprises ne pourront plus obliger leur fournisseur à éditer leurs factures sous forme papier.

Ce point constitue déjà une évolution notable car certains acteurs refusent encore en 2021 la réception de factures pdf envoyées par mail par exemple. Par conséquent, ces entreprises seront obligées d’accepter la réception des factures électroniques.

Emission de factures électroniques et transmission de données : une double obligation

e-invoicing

Ce terme signifie l’obligation d’émission de facture sous forme électronique.

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

Le fichier xml est un fichier de données structurées permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

e-reporting

L’administration pousse à la généralisation des factures électroniques afin de recevoir les données qui y figurent : montant HT, TVA, TTC, identité du fournisseur / client… En effet, la transmission de ces informations permettra des contrôles des déclarations de TVA.

Cependant, pour les prestataires de services, l’exigibilité de la TVA intervient au moment du paiement. Par conséquent, l’administration souhaite connaître la date et le montant du paiement des services facturés afin de contrôler les déclarations de TVA.

C’est pourquoi, un flux de données « e-reporting » est également prévu.

Source DGFIP

Le rapport de la DGFIP privilégie le schéma en Y.

La plate-forme publique centralisatrice est Chorus Pro.

Les travaux mis en oeuvre

Les plateformes privées de gestion des factures électronique devront se raccorder à la plateforme ChorusPro. En effet, cette dernière servira de concentrateur de données de factures à destination du système d’information de la DGFIP.

La DGFIP préconise un déploiement progressif et pédagogique de l’obligation d’émission des factures électroniques :

  • 2023 pour les Grandes entreprises
  • 2024 pour les ETI
  • 2025 pour les PME / TPE.

En termes de RGPD, les traitements et stockages des plateformes privées devront faire l’objet d’une évaluation de conformité.

Le rapport complet de la DGFIP.

ECRITURES COMPTABLES AVEC JEFACTURE.COM

Jefacture.com gère les factures électroniques :

  • Collecte des factures multi-sources
  • Contrôles légaux et scellement qualifié

La liste des points fort de l’application sont disponibles sur le site jefacture.com/

Effiz a signé un partenariat avec jefacture.com. L’objectif est de fluidifier les échanges d’informations.

Effiz reçoit les factur-x traités. Après qualification, les écritures comptables sont exportables.

 

Pour visualiser parfaitement la video, rendez-vous sur youtube directement, chaine effiz

EFFIZ RECRUTE UN DÉVELOPPEUR FRONTEND

Effiz recrute un développeur frontend.

Au sein d’une startup en pleine croissance, tu interviendras sur des projets FRONTEND principalement sur Magento2, React, Angular & VueJs.

TES MISSIONS :

  • Participer à des projets de développement web selon la méthode Agile;
  • Conception et amélioration des interfaces graphiques à partir de CMS;
  • Participer au phase de conception Front-End en étant force de proposition;
  • Développement de Web

TON ENVIRONNEMENT TECH&DEVOPS:

  • Méthodologie Agile
  • HTML, CSS, JS
  • Symfony

Effiz recherche un développeur avec au moins 2 ans d’expérience en développement front. Passionné par la tech, le digital, tu aimes travailler en équipe, apprendre et partager.

Nous accompagnons depuis 5 ans les cabinets d’expertise comptable dans leur développement digital et numérique.

Nous attendons ton CV et ta lettre de motivation

Type d’emploi : Temps plein, CDI

Télétravail privilégié.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE : OPTIMISATION DES PROCESS ADMINISTRATIFS

En 2023-2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés. Elle est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro. Dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme après « jedeclare » et « jesignexpert » : « jefacture.com ».

Bon nombre d’éditeurs de logiciel souhaitaient reprendre une partie des travaux et données produites par les experts-comptables. Avec cette nouvelle plateforme, ECMA propose une plateforme de stockage inédite et indépendante pour les entreprises et leurs experts-comptables pour entrer pleinement dans la digitalisation l’optimisation des processus administratifs des entreprises françaises.

Etat des lieux du traitement des factures

Ventes

Le traitement des factures de ventes pour une entreprise est simple à analyser :

  • Toutes les factures de vente sont émises avec un même standard
  • La piste d’audit permettant le lien entre la pièce comptable et l’écriture est assurée via le numéro de facture.
  • Un export ou lien avec le logiciel de comptabilité permet l’intégration des données en écritures comptables

Afin de réduire les délais de paiement, il est intéressant de vérifier que le RIB du vendeur figure bien sur les factures. Cette information est reprise dans la facture électronique.

Le traitement des factures de ventes peut se schématiser comme suit :

Achat

Le traitement des factures d’achat est plus difficile. En effet, une entreprise reçoit les factures de ses fournisseurs de façon non standardisée. De plus, avec le développement du digital, les entreprises reçoivent leurs factures fournisseur via différents canaux : email, connexion au site web du fournisseur, envoie papier, échange EDI…

Récupérer l’exhaustivité des factures d’achats devient une tâche compliquée pour les comptables. Ils doivent tenir des listes de sites internet à visiter pour collecter les factures, récupérer les factures en pièces jointes de mails reçus.

En définitive, le traitement des factures d’achat s’est complexifié ces dernières années entrainant des coûts administratifs cachés dans les entreprises.

Le traitement des factures d’achats peut se schématiser comme suit :

La facture électronique : factur-x

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

Le fichier xml est un fichier de données structurées permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés.

Cinq normes de factur-x existent, parmis lesquelles :

  • Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
  • Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
  • Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

https://effiz.fr/blog/4

jefacture.com

ECMA a développé une nouvelle plateforme dédiée aux experts-comptables : jefacture.com.

Cette solution propose un traitement complet de la facture électronique :

  • Vente : les entreprises transmettent leurs factures au format pdf ; jefacture les transforme en facture électronique, les transmet aux clients et les archive.
  • Achat : les entreprises collectent leurs factures fournisseurs au format factur-x avec une centralisation sur la plateforme. La collecte peut se faire via un connecteur qui télécharge la facture ou via la réception d’un email.

Les principaux avantages de la plateforme jefacture.com sont :

  • Récupération automatique des factures fournisseur
  • Contrôles légaux et scellement qualifié
  • Archivage au format factur-x pour la durée légale

https://jefacture.com/

effiz

Effiz est une plateforme collaborative créée en 2015 pour faciliter les travaux des experts-comptables via la réception des données des clients : banques, justificatifs, qualification des informations.

Les données disponibles sont :

  • Un tableau de bord mis à jour en temps réel
  • Un outil d’aide aux déclarations de TVA
  • Les écritures comptables sont exportables sous différents formats.

En connectant une API (Application Programming Interface), effiz récupère les factur-x de la plateforme jefacture et les transforme en écritures comptables :

  • Présentation collaborative avec des données du factur-x.
  • Qualification des opérations
  • Export d’écritures comptables

Optimisation des processus administratifs

L’arrivée de la facture électronique, avec le factur-x, permet une standardisation de la gestion comptable des « achats » dans les entreprises. L’automatisation de ce processus support devient possible ; des gains de productivité se réalisent.

Anticiper l’obligation prévue pour 2023-2025 permet non seulement d’être prêt mais d’avoir un effet expérience rapide anticipant l’obligation légale à venir.

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE POUR TOUS : LA FIN DES OCR ?

Le digital continue son développement. L’Etat français avance également dans ce sens avec l’obligation d’utilisation de la facture électronique à horizon 2023. Cette nouvelle disposition légale entrainera une normalisation des échanges entre sociétés. Les acteurs privés échangeront-ils des factures standardisées ? Les OCR vont-ils résistés à ce changement de réglementation ?

Factures électroniques

1. Définition

Le Code Général des Impôts apporte une définition des factures électroniques (art 289 – VI) : « les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu’elle soit. Elles tiennent lieu de factures d’origine. »

Une facture électronique est donc créée depuis un logiciel, envoyée, reçue et archivée sous format électronique. Au contraire, une facture « numérique » s’édite sous format papier puis se scanne.

2. Le planning légal 

  • Clients publics

La loi Macron du 6 Août 2015 prévoit la généralisation progressive des envois de factures sous format électronique pour toutes les entreprises à destination de leurs clients publics.

Ainsi, depuis le 1er Janvier 2019, toutes les petites et moyennes entreprises sont concernées. Il s’agit de celles qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 50 M€ (ou total bilan < 43M€) et dont l’effectif est inférieur à 250 salariés.

Au 1er Janvier 2020, l’obligation est généralisée à toutes les entreprises quel que soit leur taille.

  • Clients assujettis à la TVA

Le projet de loi de finance pour 2020 doit rendre les échanges de factures sous format électronique obligatoire entre toutes les entreprises à partir du 1er Janvier 2023.

Le Gouvernement prévoit la remise d’un rapport au Parlement pour Septembre 2020 sur les modalités de mises en œuvre : délais, solutions techniques et opérationnelles du procédé. Les données figurant les factures seront transmises à l’administration au moment des déclarations de TVA. 

Ce changement de législation apporte de nouvelles obligations. Les entreprises devront s’équiper de logiciels permettant les échanges de factures électroniques.

 

Les promesses des nouveaux logiciels

Chaque éditeur de logiciel travaille à une innovation lui permettant de se positionner avec un avantage technologique tangible. Puis son avancée technologique est reprise par ses concurrents. Un autre éditeur développe alors une nouvelle innovation lui permettant de se démarquer… et ainsi de suite. Ce fût le cas avec l’apparition des OCR (Optical Character Recognition). Les commerciaux des éditeurs promettent toujours des gains de productivité. 

1. Les OCR

OCR signifie « logiciel de reconnaissance de caractères ». L’application lie une image ou un document, stocke les informations dans une base de données qui se présentent ensuite à l’utilisateur. 

La promesse d’un gain de productivité est énorme !

La présentation des factures reçues par une entreprise est très personnelle et propre à chaque fournisseur. L’OCR permet de standardiser les données provenant des factures fournisseurs. L’OCR évite d’avoir :

  • un comptable qui lie la facture pour en comprendre toutes les informations : nom du fournisseur, nature de la dépense, date, montant HT, TVA… ;
  • à saisir les données dans un logiciel comptable ;
  • à classer et stocker toutes les factures au format papier.

Avec les OCR, fini la tâche de saisie comptable : tout devient automatique !

2. L’IA : Intelligence artificielle

A la promesse des OCR, l’IA est le terme qui permet au commercial de conclure la vente du logiciel pour lequel il travaille. L’IA est un logiciel qui va analyser les redondances de choix réalisés par un opérateur. La tâche répétitive est identifiée. Puis l’IA réalise la tâche à la place de l’opérateur.

Par exemple, lorsque le type de dépenses « téléphone » sera matché plus de x fois avec le fournisseur « orange », l’IA proposera le classement de la dépense en « téléphone » à la lecture par l’OCR du libellé « orange ».

3. Le Webscraping de factures

Certains éditeurs ont mis en place du webscraping de factures fournisseur. Le client saisit son login / mot de passe d’accès au portail de son fournisseur et le logiciel va chercher les justificatifs. Ces derniers sont ensuite traités par les OCR et l’IA.

 

Les limites des OCR – IA

1. Temps de paramétrage

La mise en place d’un OCR n’est pas une chose aisée. Ce constat se réalise lors des formations aux nouveaux logiciels après avoir signé le contrat, engageant le cabinet d’expertise comptable sur une durée minimum d’utilisation !

Un long travail de paramétrage est nécessaire : plan comptable, taux de TVA. Il faut saisir les informations manquantes non lues par l’OCR.

De façon générale, il faut 2 ans après la formation pour utiliser pleinement les fonctionnalités d’un logiciel. Le coût caché pour les experts-comptables est très important et se quantifie en perte de temps.

Le problème de la collecte des factures reste le même. Certains cabinets mettent à disposition de leur client des scanner pour envoyer les factures numériques directement sur une plateforme. Les moyens changent, mais l’exhaustivité des envois n’est toujours pas assurée.

De plus, l’IA permet de construire des liens entre « nom du fournisseur » et « type de dépenses ». Mais l’IA a besoin de collecter suffisamment d’informations dans les bases de données pour être efficace, sans éliminer totalement le risque d’erreur de qualification à 0.

2. Qualité des images de factures

Les scans de factures sont de qualités divergentes et dépendent du matériel de scanner utilisé. Est-ce le collaborateur qui scanne la facture ou le client ?

Certains clients n’acceptent pas ces changements : « je fais votre travail ! ». Un travail de récupération des fichiers est nécessaire ; les renommer…

Les promesses de gain de temps sont non seulement non tenues mais in fine le temps de scan augmente le temps de saisie.

3. Le Webscraping de factures

La RGPD est venue bousculer la promesse du webscraping de facture. Les sociétés ont mis en place des changements récurrents de mots de passe ou des process de validation par SMS pour plus de sécurité.

Les banques ont été les premières à devoir avancer dans ce sens, notamment avec la nouvelle obligation Européenne DSP2. Pour continuer le webscraping, il faut mettre à jour les informations d’accès ; encore des pertes de temps, des demandes de mises à jour faites aux clients.

 

La facture électronique pour tous : une petite révolution

L’arrivée de la facture électronique pour tous, les informations seront envoyées en EDI. Les processus ne sont pas encore définis. L’ensemble des informations devant figurer sur une facture sera envoyée au fournisseur et à l’administration.

Pour que les échanges puissent être fluides, l’Etat devra définir les modalités techniques et opérationnelles. Une standardisation est-elle possible ?

Le législateur l’a déjà fait avec le FEC (Fichier des Ecritures Comptables). L’arrêté du 29 Juillet 2013 a défini de façon claire un standard de 22 champs que doit comporter une base de données d’écritures comptables.

Par conséquent, lorsque l’Etat aura défini les caractéristiques attendues, les factures deviendront des fichiers comportant les données de factures. Les fichiers seront standards. 

Les conséquences perceptibles sont :

  • Exit le comptable qui lie la facture pour en comprendre toutes les données : nom du fournisseur, date, montant HT, TVA…
  • Terminé ! la saisie des données dans un logiciel comptable
  • Fini ! le classement et stockage toutes les factures au format papier

Les promesses des OCR et IA sont les mêmes. La mise en place de la facture électronique est prévue à partir de 2023. Lorsque l’on analyse les temps de formation, de paramétrage des nouveaux logiciels, l’adaptation des hommes à une nouvelle façon de travailler, n’est-il pas urgent d’attendre 2023 ?

LA FACTURE ÉLECTRONIQUE

La facture électronique est également appelée « facturx ». Concrètement qu’est-ce qui différencie la facture classique d’une véritable factur-x?

Factur-x est un standard franco-allemand de facture électronique mixte : fichier pdf pour les utilisateurs auquel est attaché un fichier xml de données.

Le fichier xml est un fichier de données structurées permettant aux systèmes d’informations de disposer d’un standard et de procéder à des intégrations et des rapprochements automatisés. En effet, le fichier xml présente les données des factures électroniques comme suit :

Cinq normes de factur-x existent, parmis lesquelles :

  • Fx-m (Minimum) : correspond aux données exigées par la plateforme Chorus Pro
  • Fx-b  (Basic) : correspond aux données d’en-tête et pied de factures les plus largement utilisés avec les lignes de factures
  • Fx-n (EN 16931) : correspond aux données requises par la norme sémantique Européenne EN 16931.

En 2023-2025, la facture électronique sera généralisée entre tous les acteurs économiques privés. Elle est déjà obligatoire pour les entreprises fournisseurs du secteur public depuis le 1er Janvier 2020 via la plateforme Chorus Pro.

Les termes anglosaxons sont adoptés :

  • e-invoicing : facturation électronique obligatoire entre entreprises;
  • e-reporting : obligation de transmission des données de facturation et de paiement pour les transactions avec des personnes physiques.

Dans ce cadre, ECMA (Expert-Comptable Média Association) a développé un nouvelle plateforme après « jedeclare » et « jesignexpert » : « jefacture.com ».

Cette plateforme permet la mise en conformité des entreprises et surtout des TPE.

La Direction Générale des finances publiques titre son dernier rapport sur le sujet : « La TVA à l’ère du digital en France. »

http://fnfe-mpe.org/